🧾 Podsumowanie aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów

🏢 Cel aplikacji

System klasy BDO / BPM do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie, z obsługą wielu typów dokumentów, działów, niestandardowych workflow, OCR oraz pełną integracją z LDAP i systemami zewnętrznymi.

🧩 Główne funkcje

1. LDAP – Logowanie i dane użytkownika

Logowanie użytkownika przez LDAP (np. AD).

Pobieranie danych:

• Imię i nazwisko
• Login
• Email
• Dział i stanowisko
• Kierownik (DN)
• Lokalizacja biura

2. Zarządzanie dokumentami

• Obsługa różnych typów dokumentów: faktury, umowy, pisma, wnioski.
• Dynamiczne formularze z custom fields (tworzone przez administratora).
• Dodawanie załączników (PDF, DOCX, JPG itd.).
• Dodawanie notatek wewnętrznych.
• Historia zmian: co, kiedy, przez kogo.

3. Workflow (obieg dokumentu)

• Konfigurowalne etapy workflow: np. Spedytor → Kierownik → Administracja → Księgowość → Archiwum.
• Możliwość zdefiniowania różnych obiegów dla różnych działów lub typów dokumentów.
• Obsługa przekazywania dokumentu dalej, zatwierdzeń, komentarzy.

4. Graficzny kreator workflow

• Interfejs typu drag & drop do tworzenia i edycji ścieżek workflow.
• Tworzenie etapów i przypisywanie ich do grup LDAP lub ról wewnętrznych.
• Walidacja połączeń między etapami.

5. Powiadomienia e-mail

• Wysyłka e-maili przy zmianie etapu (np. "Dokument ID#203 oczekuje na Twoją akceptację").
• Możliwość konfiguracji szablonów wiadomości.
• Obsługa SMTP z uwierzytelnieniem.

6. OCR i przetwarzanie danych

• Automatyczny OCR (np. Tesseract, Google Vision API) dla zeskanowanych dokumentów.
• Wydobywanie danych z faktur, umów (np. NIP, kwoty, daty).
• Przechowywanie danych OCR w bazie, możliwość ich edycji.
• OCR inicjowany automatycznie po przesłaniu dokumentu.

7. Pobieranie dokumentów

• Podgląd dokumentu w przeglądarce (PDF.js, embed).
• Możliwość pobrania dokumentu oryginalnego i wersji z OCR.
• Logowanie kto i kiedy pobrał dokument (dla audytu).

8. REST API

Bezpieczne API z tokenami (Authorization: Bearer ...)

Endpointy:

• GET /documents – lista dokumentów
• POST /documents – dodanie dokumentu
• GET /document/{id} – szczegóły
• GET /document/{id}/history – historia zmian
• GET /workflow – definicje obiegów

API dla integracji z systemem ERP, archiwum zewnętrznym, SAP itp.

🗃️ Struktura danych

Tabele główne:

• users – dane użytkowników z LDAP
• documents – metadane dokumentów
• document_files – załączniki
• document_fields – custom fields
• workflows – definicje obiegów
• workflow_steps – etapy
• document_history – logi zmian
• notes – notatki
• ocr_data – dane z OCR

💻 Technologie

• PHP 8.1+, PDO, Composer
• Bootstrap 5.3.3, JavaScript (opcjonalnie Vue.js)
• LDAP (autoryzacja, dane użytkownika)
• Tesseract OCR lub zewnętrzne API (np. Google Vision)
• PDF.js do podglądu dokumentów
• MySQL / PostgreSQL jako baza danych
• PHPMailer do powiadomień

🔐 Bezpieczeństwo

• Autoryzacja oparta na LDAP i/lub JWT
• Uprawnienia per etap i typ dokumentu
• Logi audytowe każdej akcji
• Filtracja i walidacja danych użytkownika

🧠 Możliwości rozwoju

• Podpisy elektroniczne
• Aplikacja mobilna (PWA lub natywna)
• Dashboard BI z analizą ilości dokumentów, czasu przetwarzania itd.